Projektomfattningshantering - vet hur man hanterar projekt effektivt

Den här Edureka-artikeln om Project Scope Management talar om ett av de tio kunskapsområdena för projektledning, dvs. Scope Management tillsammans med de ingångar, verktyg och utgångar som är involverade i den.

En skicklig är den som kan förstå vad allt behövs och vad som inte är för ett framgångsrikt projekt. Men bara med en god förståelse för projektets omfattning hjälper det inte att lyckas, men det krävs också korrekt förvaltning för att ge teamet ett enhetligt mål. Genom denna artikel om Project Scope Management kommer jag att ge dig en fullständig inblick ihur omfattningshantering fungerar, dess olika processer och de verktyg som används i var och en av dem.



Nedan följer ämnena som jag kommer att diskutera i den här artikeln om projektintegrationshantering:



Om du vill behärska projektledning och bli en projektledare kan du kolla in vår instruktörsledda där dessa ämnen behandlas djupare.

Låt oss komma igång med vår artikel.



Projektomfattningshantering

Projektomfattning - Projektomfattningshantering - Edureka

vad är en dynamisk matris?

I projektledning kan ett omfång hänvisas till i två avseenden Produktomfattning och projektomfattning. Produktomfattning avser de olikafunktioner och funktioner som hjälper till att karakterisera en produkt eller en tjänst medan ett projektomfång refererar tilldet arbete som behövs för att leverera produkten. Här kommer vi enbart att koncentrera oss på projektets omfattning. Omfattningen dokumenteras i a omfattningsförklaring , som är en integrerad del av alla projektplaner.

Enligt :



Att hantera projektets omfattning handlar främst om att definiera och kontrollera vad som är och inte ingår i projektet.

Projektomfattningshantering är ett av de viktigaste kunskapsområdena i ram där det arbete som krävs för en framgångsrik leverans av projekt och tjänster beräknas. Med onödigt arbete ur vägen kommer du att kunna fokusera mer på relevanta uppgifter och förhindra slöseri med arbete, ansträngning, tid och kostnad. Därför med en effektiv omfattningshanteringsplan kommer ditt projekts kvalitet och effektivitet att drastiskt öka. Projektomfattningshantering beror på två aspekter:

  1. Projektmålens karaktär
  2. Definition av projektets mål

Men om du fortsätter med din projektutveckling utan en ordentlig plan för hantering av omfattning kan du påverka ditt projekt allvarligt. I nästa avsnitt av denna projektomfattningshanteringsartikel kommer jag att diskutera några fördelar med att ha bra omfattningshantering.

Fördelar med Scope Management

Nedan har jag listat de största fördelarna med att ha rätt omfattningshantering integrerad i din projektledning:

  • Det hjälper till att minska projektkostnader och tid genom att prioritera och minska ad hoc-arbetet
  • Det validerar tillägget av arbetsförfrågningar genom att utföra en kvantitativ analys av dem
  • Det hjälper till att undvika de oändliga kravförfrågningarna
  • Med korrekt omfattningshantering finns det mycket färre chanser att du överskrider din projektbudget
  • Det säkerställer också att projektutvecklingen är på rätt spår och går mot det överenskomna målet
  • Det hjälper projektledarna att fördela arbetet lika mellan gruppmedlemmarna och öka teamets entusiasm

Processer för hantering av projektomfattning

Hela kunskapsområdet för projektomfattningshantering delas vidare in i mindre processer som fungerar somåtkomstpunkter för att ha bättre kontroll över projektet. Var och en av dessa processer utgör en integrerad del av projektets omfattningshantering och bidrar till projektsucces.Dessa processer är:

Planera räckviddshantering

Planering är den allra första processen för projektomfattningshantering där vi dokumenterar hur vi ska definiera, validera och kontrollera projektet och produktomfattningen. Detta fungerar som en guide för projektledarna som ger dem en vägledning om hur man hanterar omfattningen under hela projektets livscykel. Det utförs på vissa specifika eller fördefinierade punkter under projektutvecklingen.Det finns olika ingångar, verktyg och tekniker och utgångar involverade i denna process som listas i tabellen nedan:

Ingångar Verktyg och tekniker Utgångar
  1. Projektstadga
  2. Projektledningsplan
    • Kvalitetsplan
    • Projektets livscykelbeskrivning
    • Utvecklingsstrategi
  3. Företags miljöfaktorer
  4. Organisatoriska processtillgångar
  1. Expertbedömning
  2. Dataanalys
    • Alternativ analys
  3. Möten
  1. Plan för förvaltningsområde
  2. Kravhanteringsplan

Samla krav

Denna process med kravupptagning handlar om intressentens krav och önskemål. Här ser projektledaren till att alla förväntningar från alla intressenter uppfylls och sedan kuraterar ett dokument med alla detaljer om dem. De nödvändiga uppgifterna samlas in via olika aktiviteter som intervjuer, undersökningar, fokusgrupper etc. Det hjälper till att förhindra onödiga komplikationer under hela projektutvecklingen.

Nedanstående tabell illustrerar olika ingångar, verktyg, tekniker och utdata som är involverade i denna process:

Ingångar Verktyg och tekniker Utgångar
  1. Projektstadga
  2. Projektledningsplan
    • Plan för förvaltningsområde
    • Kravhanteringsplan
    • Intagningsplan för intressenter
  3. Projektdokument
    • Antagningslogg
    • Lärdomar Registrera
    • Intressentregister
  4. Affärsdokument
    • Affärsfall
  5. Avtal
  6. Företags miljöfaktorer
  7. Organisatoriska processtillgångar
  1. Expertbedömning
  2. Datainsamling
    • Brainstorming
    • Intervjuer
    • Fokusgrupper
    • Frågeformulär och enkäter
    • Benchmarking
  3. Dataanalys
    • Dokumentanalys
  4. Beslutsfattande
    • Röstning
    • Multikriteriabeslutsanalys
  5. Datarepresentation
    • Affinitetsdiagram
    • Att göra tankekartor
  6. Interpersonella och teamfärdigheter
    • Nominell gruppteknik
    • Observation / konversation
    • Underlättande
  7. Kontextdiagram
  8. Prototyper
  1. Krav Dokumentation
  2. Krav Spårbarhetsmatris

Definiera omfattning

Nu när du har en klar förståelse för förväntningarna från projektet är nästa steg att definiera omfattningen. Här ger du en detaljerad beskrivning av projekt och produkt. Det hjälper ditt team att få en bättre uppfattning om vad som ligger inom och vad som ligger utanför ditt projekt.

hur man skapar singleton-klass i java

Nedanstående tabell illustrerar olika ingångar, verktyg, tekniker och utdata som är involverade i denna process:

Ingångar Verktyg och tekniker Utgångar
  1. Projektstadga
  2. Projektledningsplan
    • Plan för förvaltningsområde
  3. Projektdokument
    • Antagningslogg
    • Krav Dokumentation
    • Riskregister
  4. Affärsdokument
    • Affärsfall
  5. Företags miljöfaktorer
  6. Organisatoriska processtillgångar
  1. Expertbedömning
  2. Dataanalys
    • Alternativ analys
  3. Beslutsfattande
    • Multikriteriabeslutsanalys
  4. Interpersonella och teamfärdigheter
    • Underlättande
  5. Produktanalys
  1. Uttalande om projektets omfattning
  2. Uppdateringar av projektdokument
    • Antagande logg
    • Krav Dokumentation
    • Krav Spårbarhetsmatris
  3. Intressentregister

Skapa WBS

När du väl har den fullständiga listan över att göra och inte göra måste du nu skapa en arbetsfördelningsstruktur. Att skapa WBS hjälper dig att separera projektets slutliga resultat och arbetet i mindre enheter. Mindre bitar eller komponenter är lättare att hantera och ger en strukturerad ram för leveranserna.

Skapa WBS-process involverar någraingångar, verktyg, tekniker och utgångar. De listas nedan:
Ingångar Verktyg och tekniker Utgångar
  1. Projektledningsplan
    • Plan för förvaltningsområde
  2. Projektdokument
    • Uttalande om projektets omfattning
    • Krav Dokumentation
  3. Företags miljöfaktorer
  4. Organisatoriska processtillgångar
  1. Expertbedömning
  2. Sönderfall
  1. Räckvidd baslinje
  2. Uppdateringar av projektdokumentation
    • Antagningslogg
    • Krav Dokumentation

Validera räckvidd

Genom att definiera omfattningen och skapa WBS får du den grundläggande ramen för de leveranser du behöver arbeta med. Men för att leveranserna ska ta form måste du lägga in detta ramverk i funktionen. Det kommer att säkerställa att det inte finns några förvirringar angående den slutliga leveransen och när det är dags har du en formell process för att logga ut. Denna process utförs vid några fördefinierade punkter under projektets livscykel för att öka sannolikheten för acceptans av slutlig produktion och tjänster.

Nedanstående tabell illustrerar olika ingångar, verktyg, tekniker och utdata som är involverade i denna process:

Ingångar Verktyg och tekniker Utgångar
  1. Projektledningsplan
    • Plan för förvaltningsområde
    • Kravhanteringsplan
    • Räckvidd baslinje
  2. Projektdokument
    • Lärdomar Registrera
    • Kvalitetsrapporter
    • Krav Dokumentation
    • Krav Spårbarhetsmatris
  3. Verifierade leveranser
  4. Data om arbetsprestanda
  1. Inspektion
  2. Beslutsfattande
    • Röstning
  1. Accepterade leveranser
  2. Information om arbetsprestanda
  3. Ändra begäranden
  4. Uppdateringar av projektdokument
    • Lärdomar Registrera
    • Krav Dokumentation
    • Krav Spårbarhetsmatris

Kontrollomfattning

Controlling scope är den sista processen för projektets omfattningshantering där du måste övervaka projektets framstegsstatus tillsammans med att hantera ändringarna i omfattningen. Denna process utförs under hela projektets livscykel och hjälper till att upprätthålla omfattningens baslinje. Dessutom hjälper det också att bedöma att projektet ger de utlovade resultaten.

Nedanstående tabell illustrerar olika ingångar, verktyg, tekniker och utdata som är involverade i denna process:

Ingångar Verktyg och tekniker Utgångar
  1. Projektledningsplan
    • Plan för förvaltningsområde
    • Kravhanteringsplan
    • Plan för förändringshantering
    • Konfigurationshanteringsplan
    • Räckvidd baslinje
    • Baslinje för prestandamätning
  2. Projektdokument
    • Lärdomar Registrera
    • Krav Dokumentation
    • Krav Spårbarhetsmatris
  3. Data om arbetsprestanda
  4. Organisatoriska processtillgångar
  1. Dataanalys
    • Variansanalys
    • Trend analys
  1. Information om arbetsprestanda
  2. Ändra begäranden
  3. Uppdateringar av projektledningsplan
    • Omfattningsplanering
    • Räckvidd baslinje
    • Schema baslinje
    • Baslinje för prestandamätning
  4. Uppdateringar av projektdokument
    • Lärdomar Registrera
    • Krav Dokumentation
    • Krav Spårbarhetsmatris

Detta tar oss till slutet av den här artikeln om projektomfattningshantering. Den här bloggen omfattade bara en process involverad i projektledning. Om du vill lära dig mer om eller du kan också kolla in mina andra artiklar.

Projektomfattningshantering | PMP-certifieringsutbildning | Edureka

Om du hittade det här “Project Scope Management ”Artikel relevant, kolla in av Edureka, ett pålitligt inlärningsföretag online med ett nätverk av mer än 250 000 nöjda elever spridda över hela världen.

Har du en fråga till oss? Vänligen nämna det i kommentarfältet i detta Project Scope Management-artikel så återkommer vi till dig.